Ist es in Ihrem ERP nicht auch so, dass der Funktionsumfang weit über den Tellerrand hinausreicht – und man im Tagesgeschäft schmerzlich feststellen muss, dass erwartete Standardfunktionen zu «Spezialfällen» erklärt werden?
Stellen Sie sich vor, Sie bieten Ihren Mitarbeitenden für jeden Einsatzbereich das beste Tool – und trotzdem bleiben alle Daten nahtlos und intelligent miteinander verbunden. Seien Sie gespannt auf eine Lösung, die wirklich funktioniert.
Die Qual der Wahl
Wenn man so will, wird einer Softwarelösung erst dann Leben eingehaucht, wenn sich eine Unternehmung am Ende einer Evaluation bewusst für sie entscheidet. Eine Entscheidung, die zugegebenermassen nicht einfach ist.
Eine strukturierte Evaluation sowie eine Kosten-Nutzen-Analyse helfen dabei, den Mehrwert einer Lösung «messbar» und die Entscheidung «plausibel» zu machen.
Vertiefend dazu: «5 Tipps einer erfolgreichen Software Evaluation ohne böse Überraschungen»
Das hilft. Trotzdem bleibt die strategisch anspruchsvolle Frage:
All-in-One oder Best-of-Breed?
All-in-One – eine Welt ohne Schnittstellen?
All‑in‑One-Lösungen bieten eine zentrale Datenbasis und reduzieren die Komplexität. Gleichzeitig bleiben Funktionen oft zu wenig spezialisiert – und mit der Komplettlösung wächst die Abhängigkeit vom Anbieter.
Best of breed – ein Praxisbeispiel
Angenommen, Ihre Unternehmung setzt für die Terminverwaltung auf Outlook 365 als Kalendersoftware. Ein gutes Beispiel für eine spezialisierte Lösung.
Statt die Terminplanung in ein zentrales System zu „pressen“, setzen viele Unternehmen bewusst auf ein Tool, das genau hierfür entwickelt wurde. Der Outlook‑Kalender überzeugt durch seine intuitive Bedienung, die nahtlose Integration in E‑Mail und Teams sowie die einfache Koordination von Terminen über Teams hinweg. Verfügbarkeiten sind auf einen Blick sichtbar, Meetings lassen sich in Sekunden organisieren – intern wie extern.
So weit, so gut.
Wären da nicht die Abwesenheiten der Mitarbeitenden.
Mal sind sie planbar, mal unvorhergesehen – aber jedes Mal relevant für die Unternehmung. Absenzen müssen systematisch erfasst und verarbeitet werden. Jedoch nicht mit Outlook 365. Der Kalender eignet sich in erster Linie dazu, Absenzen sichtbar zu machen.
Genau hier kommt ein Zeiterfassungssystem wie TimeRocket ins Spiel.
Ein professionelles Tool ist keine «Pflästerli-Lösung», sondern ein echtes Arbeitsinstrument, das den Anforderungen rund um Absenzen gerecht wird.
Denn Absenzen müssen:
- dokumentiert werden
- genehmigt werden – individuell und mehrstufig
- sichtbar sein
- lohnrelevant verarbeitet werden
- ausgewertet werden (Reporting)
Mehr dazu: «Moderne Leistungserfassung: Drei Schlüsselkompetenzen dank Zeiterfassung»
Die Stärke eines Zeiterfassungssystems liegt somit nicht nur in der Arbeitszeiterfassung, sondern ebenso in der strukturierten Verwaltung von Absenzen.
Da sind sie nun:
Zwei spezialisierte Systeme, die sich ideal ergänzen.
Outlook 365 und eine Arbeitszeiterfassung – am Beispiel von TimeRocket.
Hat man die Stärken dieser beiden Systeme einmal kennengelernt, möchte man sie nicht mehr missen – nicht zuletzt dank der nahtlosen Anmeldung und Kalendersynchronisation über Microsoft 365.
Hintergrund zur strategischen Ausrichtung: «Von Grund auf neu: Die strategische Entscheidung hinter TimeRocket»
Microsoft 365 als Identity Provider
Microsoft 365 fungiert als zentraler Identity Provider und ermöglicht eine einheitliche, sichere Anmeldung über alle angebundenen Systeme hinweg.
Outlook-Kalender-Synchronisation
Schluss mit doppeltem Pflegeaufwand. Synchronisieren Sie Absenzen und Einsätze direkt mit Ihrem Outlook-Kalender oder lassen Sie sich Outlook-Termine im Zeiterfassungssystem anzeigen.
Private Termine bleiben dabei privat, während relevante Abwesenheiten mit entsprechendem Status sichtbar werden:
- Gebucht
- Frei
- An einem anderen Ort tätig
Fazit
Zusammengefasst arbeiten Ihre Mitarbeitenden dank des Best‑of‑Breed‑Ansatzes mit den Tools, die ihre Aufgaben optimal unterstützen.
Die Terminfindung erfolgt über Outlook 365, während das Absenzmanagement mit individuellen Bewilligungs- und Informationsworkflows flexibel – auch per Smartphone – gesteuert wird.
Der Best‑of‑Breed‑Ansatz zeigt:
Es geht nicht darum, alles in einem System abzubilden, sondern darum, die richtigen Werkzeuge intelligent miteinander zu verbinden.